¿Qué se debe reportar en la nómina electrónica?

Preguntas frecuentes sobre nómina electrónica

Aunque de la nómina electrónica se viene hablando desde hace meses, existen dudas que persisten en los empresarios con respecto a qué incluir en este documento para, posteriormente, enviarlo a la DIAN. Luis Hernando Valero, subdirector de Factura Electrónica y Soluciones Operativas de la DIAN, resuelve esas dudas:

¿Qué es la nómina electrónica?

• El documento soporte de pago de nómina electrónica se refiere al soporte de costos que los empresarios deben generar por cada uno de sus empleados cuando tienen una relación laboral legal o reglamentaria y que ahora deben reportar a la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) vía electrónica.

¿Para qué sirve la nómina electrónica?

• Este soporte les permite a los empresarios utilizar esos valores que han pagado como parte de sus relaciones laborales como costos y gastos deducibles de su declaración de renta. Es necesario tener en cuenta que, según el Estatuto Tributario, para solicitar deducciones relativas a los gastos de nómina, las empresas tienen que haber pagado la seguridad social de sus empleados antes de que se venza el periodo de declaración de renta.

¿Por qué se creó la nómina electrónica?

• Este documento hace parte del Sistema de Facturación Electrónica de Colombia, en el que también están incluidos otros documentos, como la factura electrónica de venta. Lo relativo a este proceso está contenido en la Resolución 13 del 11 de febrero de 2021.
  

¿Cuál es el calendario de implementación de la nómina electrónica?

• El calendario para emitir la nómina electrónica se empezó a ejecutar en 2021. El último grupo de empresas en ingresar, es decir, las que tienen entre uno y 10 empleados, empezó a emitir la nómina electrónica en mayo de 2022. El periodo se liquida mes vencido y debe reportarse en los 10 primeros días hábiles del mes siguiente a la DIAN.
  

En el grupo de no obligados a facturar se incluyen personas naturales, comerciales, agricultores o pequeños empresarios que tuvieron ingresos por 1.500 UVT (lo que los hace responsables de declarar renta) e ingresos menores a 3.500 UVT (lo que los hace no obligados a facturar). La primera emisión de la nómina corresponderá a junio, y tendrán 10 días hábiles para cumplir con la obligación.

¿Qué conceptos se deben incluir en la nómina electrónica?

La información para reportar es lo causado, acumulado o devengado por el empleado en cierto periodo. Esto significa:

1. Los devengos de nómina o todos aquellos valores que representan un ingreso para el trabajador.
2. Las deducciones que el empleador realiza a cada empleado como sus aportes a seguridad social, por ejemplo.
   

¿Qué se entiende por devengos y deducciones?

• EDN Colombia aclara que en los devengos se incluyen salario, transporte, horas extra, vacaciones, primas, cesantías, incapacidades, licencias, bonificaciones, auxilios, huelgas legales, remuneraciones en especie, bonos, comisiones y anticipos. A las deducciones, por otro lado, pertenecen rubros como aportes a salud, pensión, el descuento por pago de cuota alimentaria, el pago de libranzas, aportes a cuentas AFC, educación, reintegros y deudas.

“Tanto el salario como los otros costos que paga el empleador se pueden usar para solicitar deducciones del impuesto sobre la renta, siempre y cuando se haya generado el documento soporte de pago de la nómina electrónica, se haya emitido a la DIAN y haya sido validado por la entidad”, explica Valero.

¿Los dividendos se deben incluir en la nómina electrónica?

• Cualquier valor que constituya ingreso para el beneficiario del pago debe reportarse en la nómina electrónica. Por lo tanto, sí debería incluirse el pago de dividendos cuando el trabajador tiene acciones de la empresa y recibe ese beneficio.
  

¿Los bonos de alimentación, gasolina o transporte deben ser reportados?

• Existen varias formas de remuneración establecidas en las relaciones laborales. Si los bonos constituyen un ingreso para el beneficiario del pago, deben ser reportados en la nómina electrónica.
  

Si una empresa paga el leasing habitacional de un empleado, ¿debe incluirlo?

• Como se trata de un ingreso que se genera para el beneficiario del pago, debe dejarse constancia en la nómina electrónica.
  

¿Y si se hacen descuentos en el salario por préstamos realizados al trabajador?

• Si la empresa realiza un préstamo al empleado y le descuenta el pago de su salario, debe quedar registrado en la nómina electrónica.

¿Cuál es el manejo que se les debe dar a las vacaciones?

• Cuando una persona sale de vacaciones se le deben liquidar, en términos generales, el salario y la seguridad social, pagos que deben incluirse en la nómina electrónica.

¿La dotación debe incluirse en la nómina electrónica?

• Este rubro debe cubrirlo la empresa y no constituye un ingreso para el trabajador. Por lo tanto, no debería incluirse en la nómina electrónica.
  

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¿Cómo reportar la nómina electrónica a la DIAN?

La nómina electrónica es una versión digital de la nómina convencional que se debe enviar a la DIAN en formato XML. Para realizar este proceso, los proveedores tecnológicos que contraten las empresas deben contar con un registro especial y una autorización previa para emitir nómina electrónica ante la autoridad tributaria.

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Otro emprendimiento colombiano que también se ha especializado en la nómina electrónica en la nube para pequeñas y medianas empresas es Nominapp. A través de su software, es posible liquidar la nómina, y además transmitirla de forma gratuita e ilimitada a la DIAN. Esta empresa, igualmente, ofrece planes premium para quienes deseen acceder a otras funcionalidades.

Los clientes Bancolombia pueden obtener hasta un 25 % de descuento en el costo anual del software Nominapp, que les permite liquidar y transmitir la nómina electrónica a la DIAN, además de realizar los pagos por vía digital sin abandonar la plataforma y enviar los desprendibles a los empleados hasta 10 veces más rápido en comparación con un proceso tradicional de pago.